All Seasons Deutschland GmbH

Due diligence

VERIFIZIERUNGSPROZEDUR EINES GESCHÄFTSPARTNERS VOR UNTERZEICHNUNG DES GESCHÄFTSVERTRAGES, VERTRAGES ODER INTERVIEWAUFTRAGES

I. Vor dem Abschluss eines Geschäftsvertrages ist der Mitarbeiter der Gesellschaft All Seasons Deutschland GmbH, der die Handlungen verbunden mit der Aufnahme der Zusammenarbeit mit einem neuen Geschäftspartner realisiert, zur Überprüfung und Verifizierung des Geschäftspartners verpflichtet, u.a. durch:

1. Bezug der Firmenunterlagen in Form von:
– Zuweisung der NIP/VAT EU – Nummer
– Bestätigung des zuständigen Steueramtes (und im Falle von polnischen Unternehmen auch ZUS (Sozialversicherung) – wenn möglich) dass das Unternehmen keine Steuer- oder Sozialversicherungsschulden hat
– Eintrag in das KRS (im Falle von polnischen Unternehmen)
– Zuweisung der REGON-Nummer (im Falle von polnischen Unternehmen)
– Wenn möglich: Bestätigung der VAT-Steuerabrechnung in Form einer Deklaration für das letzte Jahr, Halbjahr oder Quartal
– Kopie/Scan eines Dokumentes, der die Identität des Geschäftsführers/ Eigentümers bestätigen würde
– Wenn der Geschäftspartner über Referenzen und Stellungnahmen bisheriger, zusammenarbeitenden Unternehmen verfügt
– Sonstige Dokumente, welche die bislang geführte Tätigkeit bestätigen

2. Überprüfung im VIES-System der Aktualität der VAT-Nummer

3. Bestätigung in den verfügbaren Evidenzen der REGON, KRS-Nummern sowie sonstiger Kontaktdaten der Gesellschaft und der sie repräsentierenden Personen

4. Überprüfung in den verfügbaren Datensätzen BIG, BIK und anderen der Angaben über den Geschäftspartner in Hinsicht seiner bisherigen Tätigkeit, Verbindlichkeiten und Finanzen.

5. Durchführung der Analyse der einbezogenen Dokumentation hinsichtlich der Konformität der enthaltenen Daten und Aktualität der Einträge

II. Im Falle jeglicher aufkommender Zweifel, was die Authentizität der vorgelegten Unterlagen oder der darin enthaltenen Informationen angeht, müssen Handlungen aufgenommen werden, welche der Aufklärung der Zweifel dienen sollen, und zwar:
– Einreichung einer Anfrage an den Geschäftspartner mit der Bitte um Aufklärung der Unstimmigkeiten
– Einholung eigener Aufklärungen durch Anfragen bei zuständigen Behörden
– Beauftragung von operativen Handlungen bei zusammenarbeitenden Nachrichtendiensten zwecks Bestätigung operativer Aktivitäten des Geschäftspartners, Bestätigung der Adresse seines Sitzes oder der Hauptniederlassung, sowie Bezug sonstiger Beweise, welche die Glaubwürdigkeit des Geschäftspartners bestätigen (Aussagen der angestellten Personen, Stellungnahmen bisheriger Geschäftspartner usw. Foto- und Videodokumentation)

III. Sollten sich die Zweifel hinsichtlich Glaubwürdigkeit des Geschäftspartners im Bereich der vorgelegten Dokumentation oder sonstigen Informationen bestätigen, muss die Person, welche sich mit dem Vertrag befasst, eine entsprechende schriftliche Mitteilung an das zuständige Organ erstellen, welche die Beschreibung festgestellter Unstimmigkeiten beinhaltet.

 

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